Audyt to badanie aktualnej sytuacji w organizacji. Może polegać na weryfikowaniu dokumentacji dotyczącej obowiązków środowiskowych instytucji (audyt środowiskowy), analizie łańcucha dostaw i wpływu na środowisko (audyt z zakresu zrównoważonego rozwoju) lub badaniu praktyk codziennych osób zatrudnionych, procesów oraz sposobu korzystania z budynku. Audytor lub audytorka opierają się na dokumentach, rozmowach z pracownikami i pracowniczkami, obserwacji ich praktyk oraz sposobów użytkowania przestrzeni (człowiek–przestrzeń–środowisko). Za pomocą różnych narzędzi poszukują obszarów do optymalizacji, której celem jest maksymalne wykorzystanie zasobów (audyt zero/less waste).
W ramach audytu przeprowadza się analizę aktualnej sytuacji oraz proponuje odpowiednie działania naprawcze i opcjonalne. Audytorzy i audytorki lokalizują braki w dokumentacji, problemy w funkcjonowaniu budynku czy korzystaniu z przestrzeni, niespójności w procesach pracy. Na podstawie tych obserwacji ustalają proekologiczne priorytety.
Może się okazać, że wprowadzenie zmian wymaga reorganizacji pracy albo odsłania inne błędy w zarządzaniu. Audyt jest więc wymagającym procesem dla instytucji. Warto się do niego dobrze przygotować. Zastanów się wcześniej, jaki jest cel audytu i jakimi środkami chcesz go przeprowadzić. Do jego przeprowadzenia potrzebne są określone środki finansowe. Należy też zgromadzić odpowiednią dokumentację, zaangażować zespół do współpracy z audytorami czy audytorkami oraz zaplanować wdrożenie zmian.
KROK 1
Na tym etapie instytucja może przeprowadzić analizę dobrych praktyk oraz pomysłów z pomocą pracowniczek i pracowników.
Ankieta dotycząca skojarzeń z ekologią, która umożliwia lepsze przygotowanie do audytu
Dzięki niej będzie można się zorientować, jaką wiedzą dysponują pracownicy i pracowniczki. Ankieta może dotyczyć roli człowieka w ekosystemach i tego, w jaki sposób ludzie przyczyniają się do ich degradacji. Inna perspektywa to przyjrzenie się nawykom osób pracujących w sektorze kultury w kontekście codziennego funkcjonowania. Przydatne może być też przygotowanie prostej ankiety dotyczącej tego, jakie skojarzenia z ekologią mają poszczególne osoby.
Takie początkowe kroki mają na celu zorientowanie się, co na ten moment wiedzą pracownicy i pracowniczki, czym się interesują i jakie działania prośrodowiskowe wprowadzają samodzielnie. W trakcie tego procesu może się okazać, że posługują się różnymi definicjami ekologii, inaczej widzą możliwości instytucji w tym obszarze oraz priorytety.
Przykładowe pytania, które mogą się pojawić w ankiecie:
– Jakie moje działania lub wybory określam jako ekologiczne?
– Jakie działania i wybory, które obserwuję w swoim otoczeniu, uznaję za ekologiczne?
– Czy są działania uznawane za ekologiczne, których nie rozumiem i nie wiem, jaki mają sens?
– Czy są działania, które chciałabym lepiej poznać i zrozumieć, ale wydają mi się w tym momencie zbyt złożone, eksperckie albo zbyt drogie?
– Jakie działania uznawane za ekologiczne uznaję za priorytetowe?
– Czy ja sam/sama chcę działać na rzecz środowiska?
– Czy organizacja, w której pracuję, powinna działać na rzecz środowiska?
Samokształcenie w tematach ekologicznych
Warto też samodzielnie przeczytać rozporządzenia dotyczące segregowania odpadów czy rozliczania emisji zanieczyszczeń do środowiska – tym obowiązkom podlega bowiem większość instytucji. Instytucja może wystąpić o interpretację obowiązków środowiskowych do odpowiednich urzędów, opisując specyfikę swojej działalności. Aspekty prawne różnych działań podlegają zmianie, niemniej jednak bycie na bieżąco z aktualnymi wymogami pozwala podejmować adekwatne decyzje. Przykładowo: jeżeli wiesz, że niedługo zostanie wprowadzona opłata za jakiś rodzaj opakowań, wówczas już teraz nie będziesz ich kupować. Samokształcenie może obejmować także wspólną lekturę tekstów dotyczących tematu albo spotkania z osobami z innych instytucji kultury w celu wymiany doświadczeń (zobacz).
KROK 2
Na własną rękę możesz przeanalizować aktualną sytuację dotyczącą zużycia różnych zasobów i zastanowić się, jak można byłoby je ograniczyć. Innym sposobem jest wpływanie na łańcuch dostaw poprzez zrównoważone zakupy czy też przetargi z kryterium środowiskowym. Warto się także przyjrzeć nawykom pracowników i pracowniczek, a następnie – poprzez edukację oraz wspólne wypracowanie nowych zasad – przekształcić je w bardziej ekologiczne.
Na tym etapie przyda się też opinia ekspertów i ekspertek. Możesz rozwijać swoją wiedzę na temat wpływu organizacji na środowisko, ale jeżeli nie będziesz miał(a) świadomości, że jakąś kwestię warto wziąć pod uwagę, to tego nie zrobisz. Jeśli dysponujesz odpowiednimi środkami finansowymi, zatrudnij firmę zewnętrzną do przeprowadzenia audytu. Zakres i typ audytu dobierz do swoich potrzeb, zasobów (czas, kadry) oraz środków finansowych. Poniżej wymieniliśmy przykładowe typy audytów związanych z proekologiczną zmianą w instytucji.
Audyt środowiskowy (dokumentacja + zgodność z prawem)
Koncentruje się na analizie dokumentów potwierdzających wpływ na środowisko. Audytorzy i audytorki zapoznają się ze sprawozdaniami dotyczącymi gospodarowania odpadami, rejestracją urządzeń i systemów chłodniczych w Centralnym Rejestrze Operatorów (CRO) oraz emisją zanieczyszczeń z silników spalinowych pojazdów. Taki przegląd pozwala na określenie, czy działalność instytucji odbywa się zgodnie z aktualnymi przepisami z zakresu ochrony środowiska. Dopiero prawidłowo prowadzona sprawozdawczość umożliwia ocenę skali wpływu na środowisko w pewnych obszarach (np. emisji CO2). Analizowane są pozwolenia oraz zgłoszenia instalacji, umowy z organizacjami odzysku (np. opakowań), umowy z odbiorcami odpadów, umowy z wodociągami, karty techniczne urządzeń użytkowanych w instytucji, karty charakterystyki preparatów chemicznych, dokumenty dotyczące badań, np. wody albo emisji do powietrza. Osoby prowadzące audyt powinny mieć dostęp do ludzi znających specyfikę pracy organizacji, posiadających wiedzę na temat instalacji technicznych i rozwiązań technologicznych.
Szacunkowy koszt audytu środowiskowego to 3000–5000 zł – w zależności od wielkości i typu instytucji oraz zakresu działań.
Audyt z zakresu zrównoważonego rozwoju (wpływ na środowisko w obszarze wody, gruntu, powietrza + łańcuch dostaw)
Audyt ocenia wpływ na środowisko poprzez analizę łańcucha dostaw. Oznacza to, że obszary wcześniej badane w organizacji – np. emisje do powietrza związane z użytkowaniem samochodów, zużycie wody – są również analizowane pod kątem ich dostawców i zakupów. Weryfikuje się także wykorzystanie zasobów poprzez: racjonalne gospodarowanie już posiadanymi zasobami (np. gabloty, ramy, materiały biurowe), włączanie kryteriów środowiskowych do przetargów czy zapytań ofertowych, a także analizę zamawianych produktów (np. pod kątem ekocertyfikatów, składu czy wykorzystania materiałów z recyklingu).
Szacunkowy koszt audytu z zakresu zrównoważonego rozwoju to minimum kilkanaście tysięcy do kilkudziesięciu tysięcy złotych – w zależności od wielkości i typu instytucji oraz zakresu działań.
Audyt zero waste
Opiera się na wynikach audytu środowiskowego. Dodatkowe informacje gromadzone są na różne sposoby – np. poprzez obserwacje, w jaki sposób używana jest przestrzeń, a także rozmowy z pracownikami i pracowniczkami. Audyt zero waste może dotyczyć m.in.: oświetlenia, motywów biofilnych (kontakt z przyrodą, np. rośliny w biurze), funkcjonalności i wykorzystania pomieszczeń socjalnych, sposobów przechowywania, organizacji pracy, udogodnień proekologicznych (np. infrastruktura dla rowerzystów). Osoba prowadząca audyt wykonuje np. dokumentację fotograficzną, wizytuje miejsce pracy. Czasem odwiedza też galerię, księgarnię czy też restaurację, by doświadczyć rozwiązań z punktu widzenia użytkowników i użytkowniczek.
Szacunkowy koszt audytu zero waste to 10 000–50 000 zł – w zależności od wielkości i typu instytucji oraz zakresu działań.
Po zakończonych pracach audytowych masz do dyspozycji raport z rekomendacjami, które obejmują działania naprawcze i opcjonalne. Działania naprawcze to najczęściej kwestie konieczne do wdrożenia, by pozostać w zgodzie z przepisami. Na tym etapie powinny one zostać zrealizowane. Niektóre instytucje w Polsce przeprowadziły już audyty w swoich instytucjach. Dyskusja m.in. o audycie w warszawskiej Zachęcie znajdziesz pod tym linkiem.
KROK 3
Wdrażanie rekomendacji i działań opcjonalnych
Na tym etapie mamy do dyspozycji raport z informacjami na temat stanu aktualnego i propozycje rozwiązań zmniejszających negatywny wpływ organizacji na środowisko. Poinformuj o raporcie wszystkich członków i członkinie zespołu. Konsultacje z pracownikami i pracowniczkami na temat sposobu przeprowadzenia zmian mogą usprawnić ten proces. Przydatny może się tu okazać zielony zespół (zobacz: ZIELONE ZESPOŁY).
Przygotuj się na wieloetapowy i rozłożony w czasie proces wdrażania rekomendacji, a także zdecyduj, czy podejmiesz to wyzwanie samodzielnie, czy ze wsparciem szkoleniowym i doradczym z zewnątrz.
