Audyt to badanie aktualnej sytuacji w organizacji. Może polegać na weryfikowaniu dokumentacji dotyczącej obowiązków środowiskowych instytucji (audyt środowiskowy), analizie łańcucha dostaw i wpływu na środowisko (audyt z zakresu zrównoważonego rozwoju) lub badaniu praktyk codziennych osób zatrudnionych, procesów oraz sposobu korzystania z budynku. Prowadzący audyt opierają się na dokumentach, rozmowach z osobami zatrudnionymi i współpracującymi, obserwacji ich praktyk oraz sposobów użytkowania przestrzeni (człowiek– przestrzeń–środowisko). Za pomocą różnych narzędzi poszukują obszarów do optymalizacji, której celem jest maksymalne wykorzystanie zasobów (audyt zero/less waste) i ustalają proekologiczne priorytety.
Może się okazać, że wprowadzenie zmian wymaga reorganizacji pracy albo odsłania inne błędy w zarządzaniu. Audyt jest więc wymagającym procesem dla instytucji. Warto się do niego dobrze przygotować. Zastanów się wcześniej, jaki jest cel audytu i jakimi środkami chcesz go przeprowadzić. Do jego przeprowadzenia potrzebne są określone środki finansowe. Należy też zgromadzić odpowiednią dokumentację, zaangażować zespół do współpracy z prowadzącymi audyt oraz zaplanować wdrożenie zmian.
KROK 1
Na tym etapie instytucja może przeprowadzić analizę dobrych praktyk oraz pomysłów z pomocą pracowniczek i pracowników.
Ankieta
Aby lepiej przygotować zespół do audytu, przeprowadź ankietę dotyczącą skojarzeń z ekologią. Dzięki niej zorientujesz się, jaką wiedzą dysponują osoby zatrudnione. Ankieta może dotyczyć roli człowieka w ekosystemach i tego, w jaki sposób ludzie przyczyniają się do ich degradacji. Inna perspektywa to przyjrzenie się nawykom osób pracujących w sektorze kultury w kontekście codziennego funkcjonowania. Takie początkowe kroki mają na celu zorientowanie się, co na ten moment wiedzą osoby w zespole, czym się interesują i jakie działania prośrodowiskowe wprowadzają samodzielnie. W trakcie tego procesu może się okazać, że posługują się różnymi definicjami ekologii, inaczej widzą możliwości instytucji w tym obszarze oraz priorytety.
Przykładowe pytania, które mogą się pojawić w ankiecie:
– Jakie moje działania lub wybory określam jako ekologiczne?
– Jakie działania i wybory, które obserwuję w swoim otoczeniu, uznaję za ekologiczne?
– Czy są działania uznawane za ekologiczne, których nie rozumiem i nie wiem, jaki mają sens?
– Czy są działania, które chciał(a)bym lepiej poznać i zrozumieć, ale wydają mi się w tym momencie zbyt złożone, eksperckie albo zbyt drogie?
– Jakie działania uznawane za ekologiczne uznaję za priorytetowe?
– Czy ja sam/sama chcę działać na rzecz środowiska?
– Czy organizacja, w której pracuję, powinna działać na rzecz środowiska?
Samokształcenie w tematach ekologicznych
Przeczytaj rozporządzenia dotyczące segregowania odpadów czy rozliczania emisji zanieczyszczeń do środowiska – tym obowiązkom podlega większość instytucji. Instytucja może wystąpić o interpretację obowiązków środowiskowych do odpowiednich urzędów, opisując specyfikę swojej działalności. Aspekty prawne różnych działań podlegają zmianie, niemniej jednak bycie na bieżąco z aktualnymi wymogami, pozwala podejmować adekwatne decyzje. Przykładowo: jeżeli wiesz, że niedługo zostanie wprowadzona opłata za jakiś rodzaj opakowań, przestaniesz je kupować z odpowiednim wyprzedzeniem. Samokształcenie może obejmować także wspólną lekturę tekstów dotyczących tematu albo spotkania z osobami z innych instytucji kultury w celu wymiany doświadczeń.
> Wiarygodne źródła wiedzy znajdziesz np. w Klimatycznej Bazie Wiedzy, która monitoruje materiały na temat klimatu, weryfikuje ich jakość, a następnie umieszcza w swoim repozytorium online. Warto też sięgać po materiały, które publikowane są przez konkretne instytucje kultury, gromadzące refleksje z danego sektora.
> Jednym z bardziej popularnych portali poświęconych nauce i klimacie jest w Polsce „Nauka o klimacie”. Znajdziecie tam zarówno artykuły naukowe, jak i komentarze dotyczące aktualnych wydarzeń wpływających na politykę wokół zmian klimatycznych.
> Baza wiedzy o klimacie Global Compact Network Poland.
KROK 2
Spróbuj przeanalizować zużycie różnych zasobów w swojej organizacji i zastanów się, jak można je ograniczyć. Rozważ, jak możesz wpływać na łańcuch dostaw poprzez zrównoważone zakupy i przetargi z kryterium środowiskowym. Warto się także przyjrzeć nawykom pracowników i pracowniczek, a następnie – poprzez edukację oraz wspólne wypracowanie nowych zasad – przekształcić je w bardziej ekologiczne. Na tym etapie konieczna jest też opinia ekspertów i ekspertek, którzy pomogą zrozumieć skalę waszej wiedzy i niewiedzy. Jeśli dysponujecie odpowiednimi środkami finansowymi, zatrudnijcie firmę zewnętrzną do przeprowadzenia audytu. Zakres i typ audytu dobierzcie do swoich potrzeb, zasobów (czas, kadry) oraz środków finansowych. Poniżej wymieniamy przykładowe rodzaje audytów związanych z ekologiczną zmianą w instytucji.
Audyt środowiskowy (dokumentacja + zgodność z prawem)
Koncentruje się na analizie dokumentów potwierdzających wpływ na środowisko. Audytorzy i audytorki zapoznają się ze sprawozdaniami dotyczącymi gospodarowania odpadami, rejestracją urządzeń i systemów chłodniczych w Centralnym Rejestrze Operatorów (CRO) oraz emisją zanieczyszczeń z silników spalinowych pojazdów. Taki przegląd pozwala na określenie, czy działalność instytucji odbywa się zgodnie z aktualnymi przepisami z zakresu ochrony środowiska. Tylko prawidłowo prowadzona sprawozdawczość umożliwia ocenę skali wpływu na środowisko w pewnych obszarach (np. emisji CO2). Analizowane są
pozwolenia oraz zgłoszenia instalacji, umowy z organizacjami odzysku (np. opakowań), umowy z odbiorcami odpadów, umowy z wodociągami, karty techniczne urządzeń użytkowanych w instytucji, karty charakterystyki preparatów chemicznych, dokumenty dotyczące badań, np. wody albo emisji do powietrza. Audytorzy_rki powinny mieć kontakt z osobami znającymi specyfikę pracy organizacji, posiadającymi wiedzę na temat instalacji technicznych i rozwiązań technologicznych.
Audyt z zakresu zrównoważonego rozwoju (wpływ na środowisko w obszarze wody, gruntu, powietrza + łańcuch dostaw)
Audyt ocenia wpływ na środowisko poprzez analizę łańcucha dostaw. Oznacza to, że obszary wcześniej badane w organizacji – np. emisje do powietrza związane z użytkowaniem samochodów, zużycie wody – są również analizowane pod kątem ich dostawców i zakupów. Weryfikuje się także wykorzystanie zasobów poprzez: racjonalne gospodarowanie już posiadanymi zasobami (np. gabloty, ramy, materiały biurowe), włączanie kryteriów środowiskowych do przetargów czy zapytań ofertowych, a także analizę zamawianych produktów (np. pod kątem ekocertyfikatów, składu czy wykorzystania materiałów z recyklingu).
Audyt zero waste
Opiera się na wynikach audytu środowiskowego. Dodatkowe informacje gromadzone są na różne sposoby – np. poprzez obserwacje, w jaki sposób używana jest przestrzeń, a także rozmowy z osobami zatrudnionymi. Audyt zero waste może dotyczyć m.in.: oświetlenia, motywów biofilnych (kontakt z przyrodą, np. rośliny w biurze), funkcjonalności i wykorzystania pomieszczeń socjalnych, sposobów przechowywania, organizacji pracy, udogodnień proekologicznych (np. infrastruktura dla rowerzystów). Osoba prowadząca audyt wykonuje np. dokumentację fotograficzną, wizytuje miejsce pracy. Czasem odwiedza też galerię, księgarnię czy też restaurację, by doświadczyć rozwiązań z punktu widzenia użytkowników i użytkowniczek. Szacunkowy koszt audytu zero waste to 10 000–50 000 zł – w zależności od wielkości i typu instytucji oraz zakresu działań. Po zakończonych pracach audytowych masz do dyspozycji raport z rekomendacjami, które obejmują działania naprawcze i opcjonalne. Działania naprawcze to najczęściej kwestie konieczne do wdrożenia, by pozostać w zgodzie z przepisami. Na tym etapie powinny one zostać zrealizowane. Niektóre instytucje w Polsce przeprowadziły już audyty w swoich instytucjach. Dyskusję m.in. o audycie w warszawskiej Zachęcie znajdziesz na ich fanpejdżu na portalu Facebook.
> W CK Zamek w Poznaniu wykonano audyt ekologiczny (2019), na który składały się badania sposobu pracy różnych działów oraz ankiety. Audyt trwał około tygodnia. Instytucji zależało na opracowaniu planu działania. Dużym wsparciem był i jest zaangażowany w tematy zielone dział administracji. Na podstawie audytu powstały rekomendacje do dalszej pracy oraz zawiązał się zespół „Zamek dla Klimatu”. Podczas pandemii instytucja eksperymentowała z oświetleniem budynku. Częściowe jej wygaszanie wiązało się oszczędnościami, ale miało też szerszy wymiar – edukowało publiczność na temat świadomego korzystania z zasobów i pokazywało także inne podejście do iluminacji. W instytucji wykonano szereg istotnych zmian: zlikwidowano większość parkingów, a na to miejsce pojawiły się miejsca zielone, ogródki, pawilon, fontanna. Celem było powiązanie kwestii ekologicznych z dostępnością. Zrealizowano inne zmiany infrastrukturalne, takie jak wymiana okien, oświetlenia na bardziej oszczędne, zamiana wind / podnośników na rampy, tam gdzie to możliwe i adekwatne, wymiana systemów bezpieczeństwa. Powstał „magazynek eko”, gdzie składowane są materiały plastyczne, sprzęty, z których można skorzystać. Niektóre rzeczy po wystawach są sprzedawane. Tym praktycznym działaniom mądrego zarządzania zasobami, towarzyszy program, w którym często pojawiają się kwestie środowiska, albo sprawiedliwości społecznej czy też klimatycznej. Jednocześnie zespół, w tym także zespół „Zamek dla klimatu,” większą wagę przykłada do zmian systemowych niż do koncentracji na tym, jaka przysłowiowa słomka do napojów, albo kubeczek do picia.
KROK 3
Wdrażanie rekomendacji i działań opcjonalnych
Na tym etapie mamy do dyspozycji raport z informacjami na temat stanu aktualnego i propozycje rozwiązań zmniejszających negatywny wpływ organizacji na środowisko. Poinformuj o raporcie cały zespół. Konsultuj z osobami zatrudnionymi sposób przeprowadzenia zmian, to usprawni proces. Przydatny może się tu okazać zielony zespół (zobacz także: ZIELONY ZESPÓŁ). Przygotuj się na wieloetapowy i rozłożony w czasie proces wdrażania rekomendacji, a także zdecyduj, czy podejmiesz to wyzwanie samodzielnie, czy ze wsparciem szkoleniowym i doradczym z zewnątrz.
Certyfikaty
Instytucje kultury i organizacje mogą starać się o zweryfikowanie ich ekologicznych działań przez zewnętrzne komisje, które spojrzą na nie bardziej systemowo niż jest to możliwe w pojedynczych audytach.
> Certyfikat Green Key potwierdza zgodność ze standardem doskonałości w dziedzinie odpowiedzialności środowiskowej i zrównoważonego działania w branży turystycznej. Zobowiązuje firmy i organizacje do przestrzegania surowych kryteriów określonych przez Fundację Edukacji Ekologicznej. Wysokie standardy środowiskowe wymagane od tych obiektów są sprawdzane poprzez rygorystyczną dokumentację i częste audyty. Jednocześnie jest to certyfikat, który promuje szeroką koncepcję zielonej transformacji i odnosi się nie tylko do zarządzania zasobami, ale także do społecznej odpowiedzialności.
Pierwszą instytucją w Polsce, która otrzymała certyfikat Green Key, było Muzeum Śląskie w Katowicach. Certyfikat potwierdza stosowanie standardów ochrony środowiska w zarządzaniu obiektem i zrównoważonego funkcjonowania obiektów turystycznych. Zainteresowanie ekologią zaczęło się w tej instytucji oddolnie, a motywacją do działania na szerszą skalę był rozwój muzeum w 2016 roku w związku z otrzymaniem nowej siedziby. Pojawiła się chociażby konieczność innej sprawozdawczości w kontekście gospodarowania odpadami. Zaczęły się rozmowy z osobami zatrudnionymi o segregacji śmieci okazało się, że ludzie mają dużo dobrych nawyków, które chcieli przenieść do instytucji, nie tylko lepiej zarządzać śmieciami, ale wprowadzić działania oszczędzające światło czy wodę. Dyrekcja wsparła te inicjatywy i zaczęto współpracę z Fundacją dla Edukacji Ekologicznej (2018). Najpierw zorganizowano serię warsztatów, a potem instytucja zdecydowała się na audyt, który zakończył się certyfikatem Green Key. W ramach audytu analizowano sytuację infrastrukturalną: obiekt, zarządzanie energią, wodą, współpracą z firmami zewnętrznymi, opieką nad terenami zielonymi. Powstał plan działania (polityka środowiskowa), który od tamtego czasu jest realizowany i uaktualniany. W międzyczasie powstał Zespół ds. Green Key, który nawiguje zieloną transformacją. Jednym z większych sukcesów jest zainstalowanie paneli fotowoltaicznych, które dają instytucji ok. 10 % potrzebnej energii. Obecnie największym wyzwaniem jest wprowadzenie na większą skalę elektronicznego obiegu dokumentów oraz systematyczne działania ograniczające zużycie materiałów na wystawach.
W 2024 roku Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku (ECS) zdobyło międzynarodowy certyfikat Green Key. Udało się to dzięki Zielonemu Zespołowi ECS, który przygotował instytucję do tego przedsięwzięcia. Jest to druga instytucja kultury z takim wyróżnieniem. Dla ECS certyfikat był dużym krokiem, jeżeli chodzi o zieloną ścieżkę. Pozwolił instytucji przełożyć idee na wskaźniki, a wskaźniki dopasować do specyfiki instytucji i ukonkretnić. Dzięki certyfikatowi Green Key łatwiej wyznaczać instytucji kolejne cele, wdrażać je i komunikować.
Oto jaki proces przeszło Europejskie Centrum Solidarności na ścieżce do zdobycia certyfikatu:
1. Skontaktowano się z audytorem, określono wskaźniki i przeprowadzono audyt zero (forma testowa). Na tym etapie istotne było spotkanie zespołu z osobą ze strony organizacji certyfikującej.
2. Dopasowano wskaźniki do specyfiki instytucji w porozumieniu z osobą audytorską (np. w ramach certyfikatu wymagany był wybór osoby odpowiedzialnej za zarządzanie środowiskowe, co w ECS przełożyło się na stworzenie Zielonego Zespołu i wybór osoby koordynującej jego prace).
3. Wdrożono i dopasowano działania instytucji do wskaźników, a jednocześnie pojawiające się rozumienie, że uzyskanie certyfikatu to część dłuższego i ciągłego procesu ulepszania rozwiązań.
4. Przeprowadzono audyt, który był zbliżony do audytu zero. Wspólnie ze stroną certyfikującą zespół ECS przeszedł przez wszystkie wskaźniki, jednocześnie odbyła się wizja lokalna.
Koszt certyfikatu w 2025 roku wynosił 3620,50 zł netto plus VAT (stawka dla instytucji publicznej).
Dlaczego audyt może być ważny dla zespołu?
Takie działanie to docenienie dotychczasowych wysiłków. W ramach audytu można ustalić jasny plan i wyznaczyć kolejne cele, co motywuje do pracy. Zaangażowanie osób zarządczych w audyt przyczyni się do ugruntowania zielonej zmiany w instytucji.
